官僚ブログ

官僚の卵(自称)が、日々のよしなしごとを綴る。

会議のオンライン化について雑感

先日、ある会議を無事に終えた。

ウェブ会議システムを併用して、対面の会議を中心としつつ、オンラインでも参加できる「ハイブリッド型」で実施する初めての試みであった。(開催の2週間程前にオンライン化の方針が決まり、オンラインに精通しているだろう若手として、準備を一手に任されていた。)

一部オンライン化したとはいえ、対面の会議を中心とするため、総ページ数400ページを超える資料を、参加者、随行者、事務局用などを含めて50部くらい準備する必要があった。。。

まったく不必要とは思わないが、印刷機をフル稼働させながら、効率化する余地があると切に感じた。

 

今日は、自分の備忘録的に、会議のオンライン化(ペーパーレス化)について、雑感を書き連ねたい。(うまく論点整理できなかったので、読みにくい文章になってしまった。。泣)

 

まず、完全にオンライン化する場合としては、例えば、事務局がオンライン会議を主催し、参加者(・陪席者)個人に参加してもらうという形が想定される。会議画面上、参加者の映像が映っており、適宜、画面共有機能などを用いて、資料を共有することができる。

この場合、紙媒体の資料を用意する必要はなくなる。ただ、参加者に事前に電子メールなどで共有する必要はある。(オンライン会議の機能で会議中に共有することもできるだろうが、参加者には資料にあらかじめ目を通してもらう必要があるのが通例であろう。)

参加者のネット環境やネットリテラシー等を踏まえて、全員が問題なく参加でき、議論できるのであれば、この方法が最も効率的と考えられる。ネックとなるのは、参加者のネット環境・リテラシーが担保されるかであり、また、オンライン会議を回す座長の力量も必要となる。(座長に司会進行をお願いする場合、事務局は座長をサポートするが、それもオンライン化できるのかは更なる検討が必要)

加えて、事務局の視点からは最も効率的といえるが、その分、参加者にしてもらうことが増えるという点で検討が必要である。例えば、参加者に資料を電子媒体で共有することの是非である。紙媒体での保管を常としている参加者の場合、資料の印刷を参加者自身にやってもらうことになる。(もちろん、こちらで印刷し、郵送することもできる。)

つまりは、参加者の負担をどう考えるか、ということに尽きるのではないか。紙派の自分にしてみれば、会議資料は印刷してもらった方が断然楽であるが、事前に、資料の共有方法についても、参加者の意向を確認すれば済む話かもしれない。

 

次に、ペーパーレス化という観点から検討すれば、例えば、対面会議で行う場合、参加者にタブレット端末を配布することが想定される。

が、現時点、弊社には、部局が自由に使えるタブレット端末はない。(参加者全員にわたる数のタブレット端末があるかも不明)

仮に、タブレット端末が完全に整備されていたとしても、別の問題が生じる。つまり、タブレットは会議中に資料を閲覧するためだけに用いる(参加者にタブレットを持って帰られたら困る)ため、別途、参加者には、電子媒体あるいは紙媒体で会議資料を共有する必要がある。そうすると、タブレットによるペーパーレス化は、あまり効率化に寄与しないと考えられる。

 

 

結局のところ、参加者に余計な負担をかけずに、会議を完全にオンライン化(ペーパーレス化)するには、参加者全員がデジタル派で、日頃からオンライン会議を使用しており、また、資料をタブレット等で管理しているような場合なのではないだろうか。(それでも、司会進行のサポートは必要かもしれない。)

それは、進んでるとか遅れてるという観点で捉えるよりも、むしろ、趣味嗜好の問題なのかもしれない。複数資料や大きな資料を一覧できるという紙媒体の強みに加えて、書き込みがしやすいとか、物理的に存在することへの安心感とか、そういった諸々をどう評価するかという価値観の問題ではないだろうか。

 

ということで、とりわけ紙派の自分には、会議のオンライン化が急速に進む未来は見えないのであった。一方で、事前に資料の共有が必要ないレクの場合とか、相手がデジタル派である場合とか、オンライン化を推進できる場面もあると感じる。

(なお、今回は、そもそも対面の方が、人の雰囲気や呼吸が伝わって議論しやすくなるとかいうことは、議論から除外した。)

 

 

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